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企业档案管理制度(某企业全套档案管理相关制

龙瑞
生活小妙招
2021-08-14 15:50:02

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  企业档案管理制度(某企业全套档案管理相关制度)

  档案借阅管理制度

  为了加强本单位档案管理,搞好各门类档案的提供利用工作,特制定以下制度:

  一。本单位各部门借阅档案,必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

  二。外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

  三。机密。秘密。绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

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  四。查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道。涂改。折卷。裁剪。拍照。撕毁等。特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

  五。珍贵的实物档案。重要的照片。底片。缩微胶片等档案一律不借出。

  六。凡私自抄录。摄。描绘。折散。删刮。撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》。《保密法》予以追究法律现行责任。

  档案库房管理制度

  为做好档案史料的科学管理,保证档案的齐全。完整和安全,最大限度地延长档案寿命,特制定档案库房保管制度。

  一。档案库房是档案史料保护和贮存的重要基地,是提供利用档案的中心,除领导批准外,非本室工作人员不得入内。

  二。保管档案必须有专用库房,并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施,保证档案安全。

  三。档案进出库房,要建立严格的登记制度,包括档案收进入库,库存档案调出室外及日常的调阅。归还。

  四。档案库房应设有防盗。防火。防潮。百思特网防尘。防虫。防鼠。防有害生物。防水。防高温。防强光的措施。

  五。对新接收入库档案要严格检查,对有虫蛀。发霉及其他问题的档案须经科学处理后方可入库。

  六。库房内安置温湿度计,每周定时测记。库房的温度应控制在14~24℃之间,相对湿度应控制在45~60%之间。

  七。库房内应定期打扫保持清洁,每月打扫一次卫生(特殊情况随时打扫),不得堆放与档案无关的物品。

  八。每天下班前,应关闭库房门窗,切断水。电源,确保档案安全。

  九。库房管理人员更换时,交接双方须当面清点档案,办理交接签字手续。

  十。定期对库房进行检查,每半年检查一次库房设施。案卷数量和案卷排列。损坏情况等并做好记录,发现问题及时采取措施。

  档案保密制度

  为确保档案中公司机密的安全,根据国家《保密法》和《档案法》及公司有关法规,特制定如下制度。

  一。档案工作人员必须严格遵守公司有关保密工作的规定。制度。遵纪守法,维护公司机密。

  二。严格按照档案文件密级划分范围。采取保密措施,对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。

  三。对档案内容不该说的绝对不说;不该借阅的,绝对不借阅;不该泄露的,绝对不泄露;不该抄录。复印的,绝对不抄录。复印复制。

  四。在公共场所。私人信件。普通电话。家庭。子女。亲友的谈话中不谈论机密档案的内容。

  五。凡机密档案资料,按“机密”资料处理,不得随意外借和复印。

  六。发现泄密。失密情况,应及时报告领导,查明情况严肃处理。

  档案管理规定

  第一章 总则

  第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制定本规定。

  第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务。经营。企业管理。公关宣传等活动中所直接形成的对企业有价值的各种文字。图表。账册。凭证。报表。技术资料。电脑盘片。声像。胶卷。荣誉实物。证件等不同形式的历史记录。

  第三条 公司及各部门。员工有保护档案的义务。

  第四条 档案工作实行统一领导,分级保管。分级查阅的原则,进行网络化管理。

  第二章 档案机构及其职责

  第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

  第六条 档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集。整理。立卷。保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门。各下属子公司。各参股公司。各合资合作公司的档案工作。

  第七条 办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

  第三章 档案的管理

  第八条 整理办法

  1.方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。

  2.步骤:

  A.收集

  l 文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。

  l 企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。

  B.整理 根据类别和成立时间整理。

  C.分类 根据下述分类方法分类。

  D.立卷 区分不同利用价值,确定保管期限:永久。长期。短期。

  第九条 过程管理

  1.属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的10日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。

  2.由部门保管的档案:在每季头一个月10日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的2月10日前将档案总目录。预立卷材料的目录交办公室。

  第十条 监督

  办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录。预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作百思特网。

  第十一条 销毁

  须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

  第十二条 公司档案的分类及编号

  指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。

  第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

  第十四条 借阅

  因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制。调换。涂改。污损。划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

  第十五条 分级查阅

  具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。

  第四章 档案备份制度

  第十六条 公司所有有价值的文件。报表。业务记录等必须备份。

  第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料。档案,按《计算机管理办法》管理。

  第十八条 备份盘与原盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。

  第五章 处理条例

  第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:

  1.毁损。丢失或擅自销毁企业档案

  2.擅自向外界提供。抄摘企业档案

  3.涂改。伪造档案

  4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

  5.未按手续就借阅。外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

  第六章 责任

  第二十一条 本制度适用于公司各员工各部门。

  第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门主管。

  员工档案封面

  员工档案目录表

  员工档案借阅审批表

  注:1.借阅内部资料需档案所属部门领导批准

  (1)借阅秘密。机密资料:科研档案需档案所属部门。科技处。保密办批准;文书档案需档案所属部门及保密办批准。

  (2)借阅绝密资料:科研档案需档案所属部门。科技处。保密办和所领导批准;文书档案需档案所属部门。保密办和所领导批准。

  2.使用方式:(1)查阅 (2)摘抄 (3)索取 (4)复印 (5)携带出差

  3.使用后请填写档案利用效果记录卡(综合档案室主页下载)

  员工档案调阅单

  档案利用效果记录卡

  企业归档案卷记录表

  档案检索及机房管理制度

  一。非本部门人员,未经允许不得随意进入检索及机房,更不得擅自操作机器。

  二。严禁在检索及机房内抽烟。吃食物,保持机房清洁卫生。

  三。凡需输入数据。打印材料或复制材料。拷贝程序等须经领导同意,统一安排。不得私自代人打印。复制材料等。原有程序数据不得随意百思特网修改。

  四。机房温度应控制在18~28℃之间,高于30℃或低于15℃应停机。

  五。爱护机器,注意保养,严格操作规程使用机器。

  六。做好安全。防火工作,机房内严禁存放易燃。易爆。易腐蚀物品。下班时要关闭机器,切断电源,关好门窗。

  档案鉴定。销毁制度

  鉴定档案的保存价值既是一项科学性。实用性很强的工作,也是一项繁重而细致的工作。档案部门应根据国家及公司有关规定,定期对已满保管期限的档案进行鉴定。销毁。在档案鉴定工作中,根据企业的实际状况,严格执行档案鉴定原则和有关政策。

  一。以公司有关各类档案的《档案保管期限表》为依据,由档案部门制定《档案材料鉴定销毁计划》,报上级主管部门领导签字批准。

  二。组成档案鉴定工作小组,由公司领导。档案所属部门领导。档案部门和各科室人员组成。

  三。鉴定方法为直接鉴定法,即以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,逐个案卷。逐份文件材料进行鉴定,对到期档案提出销毁或延长保管期限的意见(需延长保管期限的档案必须拆卷重新组卷),并分类登记编造销毁清册。

  四。销毁清册上必须有档案清理经办人。档案室负责人及公司领导及部门主管的签字。

  五。销毁档案应派两名以上人员监督,并在“档案销毁清册”上签字。

  六。未经审批,任何人不得私自销毁档案材料。

  档案统计制度

  一。充分认识档案统计工作的重要性,确定专人负责统计。要认真负责地按时。按规定。准确无误地完成统计报表的填报工作。

  二。建立健全统计台账,掌握档案的收进。整理。利用。移出。鉴定。销毁档案以及其他各种情况数据。

  三。对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施。

  四。各类档案的统计数据由分管各类档案工作的专员提供,交专人统计填报。

  五。统计报表一般每年进行一次,年终进行总的统计。

  

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